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寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

發布時間:2015-01-25 來源:幻方秋葉PPT

一到年底很多單位最重要的工作不是忙業務,而是寫總結。現在很多總結都需要用PPT匯報,PPT的長處是圖文并茂,多媒體動畫炫目奪人,結果是總結形式越來越出彩,但是內容呢?越來越難寫,不然也不會每到年底,有那么多人去網上買總結模板應付了事。

如果只是把別人的模板拿來改一改就變成自己的總結,這樣寫總結自然質量不高。今天本文就給大家分享寫年終總結的七個關鍵思維,希望對各位寫工作總結有所幫助。

1、明確定位:你給誰寫?

對內寫工作總結也許是你是寫給直屬領導,也許是你幫領導寫總結材料給更上一級的領導看;

對外寫工作總結,也許是給主管部門,也許是給外部專家,也許是服務的客戶。

這些場合對工作總結的要求,文風,素材,框架區別都很大。很多人寫總結習慣復制粘貼,但是面對不同的匯報對象,你能隨便復制粘貼嗎?

表一 不同匯報對象感興趣的內容點也許不同

不同匯報對象感興趣的內容點也許不同

如果你給不同的人寫匯報材料,就要學會從他們的角度來思考問題,從他們需要的高度來提煉材料,你的年終總結寫作能力才能真正提高!

2、明確類型:你寫哪種?

僅僅知道工作匯報的對象還不夠,還得了解自己匯報的類型。

在內部匯報秋葉建議按基層,中層,高層分類考慮,基層往往側重搜集材料,中層往往側重提煉思路,高層往往側重提出愿景,這些就決定了你寫匯報的基調和選材必須有差異。

基層寫年終總結多是匯報自己的崗位工作,直白說就是沒有功勞曬苦勞,都是差不多的工作,就比一比誰的份量足。這樣帶來的一個弊端就是工作總結越寫越厚,但在領導眼里,誰的工作總結寫得厚就是做得比較多比較好,其實這也是有道理的——如果你平時不注意積累不注意搜集材料臨到年尾你哪里來的素材把總結寫厚?

基層要敢把年終總結寫薄,要么是工作業績太出色,要么的確沒什么好業績寫,要么單位本來就是走形式主義的場,你說你是哪一種?

但中層寫總結對自己就要更高的要求,僅僅會記流水賬還不夠,還得會歸納提煉。中層一般都要在上一階段的經營分析基礎上,提出自己部門未來一年的工作思路,這里面不能只是沒有業績湊亮點,而是要拼深度拼力度。

關于市場你怎么看?提多高的目標?為什么這個目標合適?準備怎么做?同行都怎么做?為什么我們要選擇這樣做?這樣做有什么風險?做好風險應對措施了嗎?如果萬一沒有完成會有什么后果?

這些問題都應該在中層的匯報里面系統考慮,但實際上,大部分經營分析匯報只有數據,沒有分析,大家把精力都用在了整理數據或者美化PPT上去了。

比如下圖的PPT,看起來工整規范,數據一目了然,現在問題來了,這些數據說明什么問題呢?

不要指望通過口頭介紹說清楚,有幾個人能做到文字都說不清的事情,口頭能表達清楚呢?

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

至于高層做總結,更多是強調戰略規劃,有些人會嘲笑高層只會沒有愿景畫大餅,但是作為高層反復讓員工相信我們有能力看見行業未來的發展前景和空間,有信心搶占業務的制高點,是非常重要的激勵團隊士氣的措施,這些不叫總結,要總領。對高層而言,好總結不是比誰寫得多,而是比誰看得遠。

3、明確目的:為何要寫?

即便是一份普通的工作總結,在不同的場合,寫的目的是不同的。

如果是年終盤點,你可能更多需要總結一年的得失,為明年做好規劃?

如果是項目總結,你可能需要預判風險,想一想萬一風險來臨你可以向哪里尋求應對之策?

如果是新年規劃,你的目標要得到保障,你需要哪些資源,這些資源在哪里可以爭取?

如果一份工作總結只是一份工作流水賬,那真的沒有寫的必要,畢竟你做的大部分重要的事情,領導都知道,要是領導都不知道,要么說明你的工作不重要,要么說明你的業績不重要。

明智的人不會僅僅在工作總結里總結,而是要通過匯報的機會爭取各種資源,畢竟,工作總結是制度規定里面允許你和上級領導溝通的一種重要武器。

有的朋友工作業績實在不夠好。數據不行、趨勢不利、業績不夠,即使真的“一無所有”,你也必須想辦法找出“局部”亮點。沒有功勞就拼苦勞,質量不行數量湊;沒有突破拼深度,有深度有內涵的東西,不是一時半會兒看得出效果的;什么都沒有,那就拼愿景!今年的不足是為明年更大的進步做鋪墊!#這畫面太美我不敢看#

這些小伎倆其實只是為了避免被打板子,工作不可能次次順心,但是如果能總結出失敗的地方,知道如何改進成長,我想打板子的時候領導也會再給你機會的。

4、明確基調:何種寫法?

屢戰屢敗還是屢敗屢戰?一無所獲還是積累經驗?這不是玩文字游戲,這是態度問題!

同樣的成績,不同的解讀就會帶來不同的反饋。在沒有業績的情況下,至少證明你一直在努力嘗試、一直在試錯中成長!

其實多學學《新聞聯播》也是有必要的,看看他們是如何傳遞正能量的。沒有“下降”,只有“負增長”;沒有“業績平平”,只有“增速放緩”;沒有“完成目標的40%”,只有“基本完成目標”;沒有“嚴重問題”,只有“迎難而上”。語言是有力量的,有時候語言的力量能幫你保住飯碗,因為語言是你心態的反應。

5、明確結構:何種框架?

工作總結最忌諱形式化,或者寫成一筆流水賬,匯報工作要有一個框架。

在中國領導喜歡的匯報思維往往是以點帶面還是面面俱到?一分為二還是抓大放小?實在沒有辦法就試試一個觀點三個論據的結構,這就是所謂的“一個中心,三個基本點”寫作方法。

比如下面的案例,內容都是日常部門里面的零零碎碎,如果一筆流水賬自然沒有人認為你的工作做得好。

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

但是工作匯報中領導想看到的無非兩點:要么開源,要么節流。

如果業績不好,開源無能,那就說說為公司節約了多少成本,也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點。

把總結與領導關心的問題直接掛鉤,至少說明你的存在還是有那么一點點的價值。基層寫匯報,大致的思路不外乎于此。

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

經過調整的匯報結構非常好借助了領導的成本管理思維,且用領導熟悉的語言講話,有力說明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯系。這就借助了成本管理思考框架的力量,現在你該明白為什么要去讀MBA了吧?就是為了學習這些商業分析框架。

6、明確數據:定性定量?

在工作匯報中經常需要談談業績指標,其實業績指標未必就是數據,指標分定性考核和定量考核。

定性指標往往彈性很大,誰能夠概括得更給力,總結得更深刻就最出彩。比如大家都能完成的業績,你加上用戶,全面,突圍等正面詞匯,會顯得更有力量。另外為你的工作想一個應景的標題也是抓住眼球的靠譜辦法。

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

定量考核比較難對付,但是也一樣可以采取一些技巧,比如下面有三句話,你覺得哪種是完成情況良好,哪種是完成情況出了問題,哪種是為了反應自己的專業范,一切盡在掌握時說的話嗎?

A:全年任務基本完成…

B:全年任務完成了92.1%

C:全年任務全面達成…

如果有一組不錯的業績數據,試試排比法也很給力。

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

其實工作中的數據,知道哪些不該說和知道如何把事說明白一樣重要,這些事情就只能意會不能言傳了。

7、明確風格:求新求穩?

工作總結要不要形式出彩?這是一個很難有標準答案的問題。要知道領導心目中,創新形式和形式主義只有一步之遙!這之間的轉換又很有可能只是取決于你的工作業績和別人對你的工作實際評價。

比方說這種文藝調的工作總結,很多人喜歡,但真的能用在正式工作匯報中嗎?

寫年終總結PPT報告的七個關鍵思維

也許是此時不博,更待何時?也許是不求出彩,但求無過!

到底是哪種情況,你要斟酌,不要為了形式而形式,切記最好的年終總結還是“以成績說話”,“用事實說話”。

形式創新只是應急之需,絕不是長久之策。最后,以一句時髦的流行語結尾:寫年終總結不難,難的是沒業績怎么寫出好總結!

我不是為了總結,我就是認真!

附:分享秋葉老師為大家精心準備的年終總結PPT模板包,包括

年終總結PPT模板包

【1】最適合年終總結用的69頁PPT關系圖,時間軸,空間軸一網打盡。

【2】中國各省矢量地圖,隨便拉伸大小填充顏色。

【3】年終總結倒計時動畫鐘,誰超時就提醒誰。

【4】小圖體、日歷體、色塊體、圖表體、圖文體,文字體六種風格,六個行業全文年終總結PPT范例。

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